Рассмотрим сроки хранения кадровых документов. Документы, делопроизводство по которым было завершено уже после 1 января 2003 года, по закону должны храниться 50 лет. Данный срок распространяется на трудовые договоры с работниками, а также все допсоглашения к ним (включая и соглашения о расторжении), личные дела и карточки работников. Такой же срок хранения установлен также и для гражданско-правовых договоров (договоров ГПХ) с физическими лицами, и допсоглашений к ним.
Согласно новому законодательству, с 1 сентября 2021 года работодатели не обязаны вести личные карточки и знакомить сотрудников с записями них по форме Т-2. Однако, согласно положениям Роструда. что в случае отказа от применения данной формы, компания должна обеспечить хранение старых карточек в качестве архивных документов на протяжении 50 (или 75) лет.
Также хранению подлежат все приказы и распоряжения по личному составу компании, включая такие документы, как отчеты и справки. Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы работников (трудовые книжки в бумажном варианте, аттестаты о среднем образовании или же свидетельства о дополнительном образовании), которые не понадобились работникам при увольнении.
Документы, которые касаются использования дисциплинарных взысканий хранятся всего три года, потом их можно уничтожать. Аналогичный срок хранения существует и для графика отпусков, а также согласие работников на обработку персональных данных. Но вот в последнем случае трехлетний срок хранения начинается уже после истечения срока действия самого согласия.
Отметим, что такая опция хранения не распространяется на документы (положения или инструкции), которые напрямую касаются обработки персональных данных. Их требуется хранить их постоянно. К тому же необходимо постоянно обеспечивать сохранность приказов, распоряжений и прочих кадровых документов по основным сферам деятельности компании.
Пятилетний срок сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (а в случае, если условия труда являются вредными, этот период увеличивается сразу в десять раз), а также административных приказов. Такой же срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков, а также распоряжений о направлении сотрудников в командировку (если они не заняты во вредных производствах). Если же работа является вредной, то приказы о командировках хранятся в течение 50 лет.
Копии справок, выписки из протоколов и иные кадровые документы о выплате любых пособий работникам должны также храниться на протяжении пяти лет. К таковым относят: отчеты, заявления работников (и их копии), справки по заработной плате, оплаты больничных или выдача материальной помощи. Платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы и пособий хранятся в течении шести лет.
Сведения, создаваемые в рамках внедренного кадрового электронного документооборота, рекомендуется хранить «в течение сроков установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле». Таким образом, работодатели, переходящие на КЭДО должны обеспечить сохранность документов в течении вышеуказанных сроков. Однако при внедрении системы кадрового ЭДО сделать это проще. Не требуется таких больших затрат, а также степень надежности и сохранности значительно выше.
