Передача бухгалтерских задач на аутсорсинг позволяет сэкономить, гарантирует высокий профессионализм и ответственность за ошибки. Однако неправильный выбор подрядчика может привести к дополнительным затратам, утечке данных и другим неприятностям. Чтобы избежать этого, важно понимать, что такое аутсорсинг бухгалтерии и в чем заключается его специфика.
Когда выгодно передать бухгалтерию на аутсорсинг?
Бухгалтерский аутсорсинг бывает двух видов: полный, когда вся бухгалтерия делегируется внешним специалистам, и выборочный, когда в компании остается штатный бухгалтер, а на аутсорсинг передаются отдельные участки работ. Такая сторонняя помощь может принести выгоду бизнесу разных масштабов, но особенно полезна для:
-
стартапов — освобождает от бухгалтерских задач, позволяя сосредоточиться на развитии;
-
микропредприятий и ИП, когда нет необходимости в полномасштабной бухгалтерии — позволяет избежать ошибок и дополнительных затрат времени;
-
малых и средних организаций — оптимизирует работу бухгалтерии;
-
холдингов и крупных предприятий — направлена на выполнение узкоспециализированных задач, например, расчет зарплаты;
-
иностранных компаний — содействует соблюдению требований российского законодательства;
-
фирм в специфических нишах — помогает справляться с дополнительными требованиями, к примеру, в области импорта или производства;
-
сезонных бизнесов — позволяет не тратиться на штатного бухгалтера вне сезона.
Внешний бухгалтер заменяет штатного сотрудника, но без включения в штат компании-заказчика. Сторонний специалист помогает избежать проблем, связанных с перегрузкой, болезнью или увольнением штатного бухгалтера, ошибками в учете, штрафами, блокировкой счета, нехваткой ресурсов для найма сотрудников, подозрениями на мошенничество и устаревшими методами работы при быстром росте бизнеса. Кроме того, всегда доступна консультация бухгалтера в СПб и других регионах для решения экстренных вопросов.
Ответственность, контроль и договор при аутсорсинге
Бухгалтерский аутсорсинг предоставляют специализированные компании, ИП, самозанятые, приходящие бухгалтеры, онлайн-платформы, аудиторские и юридические фирмы, банковские сервисы и другие организации. Компания, которая оказывает бухгалтерские услуги, должна иметь квалифицированных сотрудников с профильным образованием и опытом, работать на рынке не менее 7-10 лет и придерживаться четких стандартов. Важно наличие положительных отзывов, юридического адреса, актуального сайта, современных технологий для учета, оперативной и прозрачной коммуникации.
При аутсорсинге ответственность за правильность отчетности остается на генеральном директоре, который подписывает все документы, в том числе с помощью электронной подписи. Хотя сторонняя компания может быть материально ответственна за ошибки, но это следует прописать в договоре. В случае работы с фрилансерами возмещение ущерба будет затруднено.
Договор на аутсорсинг должен включать, в том числе, гарантии качества услуг и конфиденциальность данных, порядок взаимодействия и условия оплаты. Перед подписанием договора рекомендуется проконсультироваться с юристом.
Контролировать бухгалтерский учет можно через регулярное взаимодействие с личным менеджером и с помощью автоматизированных систем, например, CRM. Следует заранее обсудить с подрядчиком, как он будет информировать о состоянии дел.
